Mtgを報告会にしない。エンジニアの考え方を営業組織に適用してみた。（分割統治法編）
ヨミ進捗会議。
終わらない報告会状態。
他の人が話をしている時は、内職して話を聞いていない。
起こった出来事を一から時系列に説明して、
ネクストアクションがはっきりと決まらず、
時間だけがすぎ、Mtg時間が終了。
「とりあえず、達成しよう！！！」
・・・・・。
これでは、運の要素が強く、
何より再現性を説明できず、振り返りもない。
何か、良い方法は無いものかと調べるうちに、
カイゼン・ジャーニーという本に辿り着きました。
その中でも割と冒頭の方に出てくるのですが、
分割統治法を活用してみることにしました。
プロダクト開発からリリースまで長期に渡りやすい
エンジニアのタスク管理手法の一つですが、
ざっとまとめると。
・ 大きな問題を小さく割る
・「手堅い歩み」は効率的
・1つの仕事に集中
大きな問題は小さくして1つずつ対処する――分割統治法 (1/4)
あたりはエンジニアにかかわらず活用できる内容なので、
営業組織に活かせるメリットをまとめてみました。
小さくタスクを割ると管理しやすくなる。
営業などの仕事の場合、
最終的なゴール（受注）を目標に設定しがちなケースが多い。
そのため、状況報告になりがちで、
ゴールに向かって、今何をしているのか？
ゴールに向かって、行動している、したことを毎回報告してしまっている。
私自身もそのような報告のさせ方を数ヶ月に渡ってしてきてしまった。
会社には顧客管理ツール（SFA）などもあるけれど、
書いてあっても事前に確認していなかったり、
内容に対するフィードバックをしてこなかった。
そもそも、書く内容についても何も言っていなかったのが
良くない原因だったと反省しています。
そこで、分割統治法を参考に小さくタスクを割って、
下記のようなルールを決めて入力してもらうようにした。
– タスクごとにゴールを設定する。
– ゴールを達成するために必要なアクションを決めておく。
– 各タスクとそれにかかる時間工数と期限を決める。
– 進捗報告のMtgでは、過去の話ではなく、未来（今日のアクション）を報告してもらう。
– 行動の結果は文字で書いてもらい、口頭での報告はしない。
これでよかったこととしては、
まずは過去起こったことの報告が無くなった👍
（書いて、読めばわかるレベルはいきなり到達しないので、
そこは優しく見守る。）
ここで、重要なのは、何をしたのか？よりも、
今日何をするのか？が重要で、
今日やったアクションによって、どうなるのか？（どうなりそうか？）を
メンバーが考えて行動できること。
（マネジメント工数の削減にもなる）
さらには、時間と期限も設けてあるので、
同じことをずっとやってしまうとか
進捗が進んでいない場合、問題にすぐに気付くことができるようになった。
手堅い歩みは、ネクストアクションが明確になる。
さらに、良い点としては、
プロセスごとにゴールが設定されているので、
前に進んでいるのがすぐに実感値として得られる。
達成感が身近にあると、次の行動へのモチベーションが保てる。
ここで気をつけるべきポイントは、1つ。
行動できていれば、すぐにほめて次のタスクへ行動を移すこと。
何より、行動できていることをほめる！
各タスクでやるべき行動を決めているはずなので、
その行動が取れていればほめる。
これを継続していくと、徐々に習慣化していき、
サポートも不要になる。
習慣化は短くても2週間。
苦手なことだと3ヶ月と言われているので、
それくらいは辛抱すること。
1つの仕事に集中させるには、Salesforceのフェーズ管理と一致させる。
顧客や提案が複数存在している場合、
タスクが分散してしまいがち。
その場合は、なるべく同じフェーズにいる顧客や提案を1日に集約する。
1つの仕事で複数の効果が得られるようにすると最適。
最終的なゴールに近いところから優先させる。
という考え方もあるが、それは締め切りが近いタイミングの話で、
多数の顧客を抱えていて、ひとまとめにできそうな場合は、
時間対効果を考えて、得られる対価が高い方に時間を使うべき。
そこで役に立つのが、Salesforceのフェーズ。という概念。
Salesforceではフェーズ00〜08（カスタマイズによって異なる）が
別れているので、同じフェーズにいるものが多いところから手を付ける。
Salesforceのフェーズの概念については、
元Salesforceのトップセールスマンが書いたnoteの内容が詳しい。
（退職後の現在でも引用されるほどとのこと）
今後、私の方でもSalesforceのフェーズ運用とパイプライン管理手法については
連載していく予定です。
Salesforceの商談フェーズの概念は秀逸だが、完コピはできないし、勘違いも多い。
まとめ
営業マンの進捗管理手法として、分割倒置法の概念を取り入れてみた。
ポイントは大きく3つ。
最終的な受注をゴールに設定せずに、
各フェーズごとで細かく分解、
ゴールとやるべきアクションを設定する。
設定したあとは、行動できているかどうかを確認し、
行動したことのログを残し行動できていることをほめる。
最後に、シンプルタスク化して、あれこれやらせず集中させる。
今、どのフェーズにいるかを管理するには
Salesforceのフェーズ管理がやりやすい。